Faktura – Disse kravene må du følge

Mange går i fellen av å sende faktura med feil eller ikke følge de formelle kravene til dokumentet. Dette kan føre til konsekvenser juridisk, særlig hvis det forekommer tvister om fakturaen skal betales eller ikke. Det vil her presenteres de formelle kravene til utformingen av en faktura og sørge for at du får full kontroll over fakturering. 

Faktura

Hva er en faktura?

En faktura er et dokument som bekrefter en transaksjon mellom en kjøper og en selger. For alle som driver et enkeltmannsforetak eller et aksjeselskap er det fornuftig å ha kjennskap til hva en faktura skal inneholde og hvordan man håndterer dette. Det foreligger noen formelle og konkrete krav som en korrekt faktura skal bestå av på grunn av juridiske bokføringsregler. Disse kravene finnes i § 5-1-1 i Forskrift om bokføring.

Formelle krav en faktura inneholde:

    1. Nummer og dokumentasjonsdato
    2. Angivelse av partene
    3. Ytelsens art og omfang
    4. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen
    5. Vederlag og betalingsforfall
    6. Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
    7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven § 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet».

 

1. Nummer og dokumentasjonsdato

Fakturanummeret er knyttet til en enkelt faktura og må produseres i en løpende nummerserie, det er dog ikke krav til å begynne nummerrekken på 0. Det må ikke forekomme sammme fakturanummer på to eller flere fakturaer fra samme utsteder, samtidig som det ikke må forekomme hull i nummerserien. Fakturaen skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollbar sekvens. Dette betyr at det må brukes et fakturaprogram for å lage korrekte fakturaer. Fakturaer som er laget i tekstbehandlings- eller regneprogrammer som Word og Excel, oppfyller ikke kravene i loven. Et godkjent fakturaprogram kan enten være en programvare på datamaskinen eller et nettbasert faktureringsprogram. Populære plattformer blant små bedrifter er Fiken, SendRegning, Conta eller TripleTex.

 

2. Angivelse av partene

Dette punktet innebærer at fakturaen skal angi kjøper med navn, og adresse eller organisasjonsnummer. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift skal alltid organisasjonsnummer angis. I tillegg skal selger angis med navn og organisasjonsnummer. Dersom kjøper og/eller er registrert i Merverdiavgiftregisteret, skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene «MVA».

 

3. Ytelsens art og omfang

Presis og komplett beskrivelse av tjenesten eller varen som det skal betales for. «Diverse arbeid» eller «Oppdrag ihht. Avtale» er ikke presise nok, og dermed ikke godkjente beskrivelser av Skatteetaten. I tillegg til antall enheter av tjenesten/varen bør man inkludere hva som inngår i enheten, f.eks. Kilo, meter eller andre enheter.

 

4. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen

Det er krav til at tidspunkt og den fysiske leveringen av ytelsen skal inkluderes på fakturaen. Dette kravet kom etter at Skatteetaten oppdaget at flere og flere svindlet med å kjøpe varer på formaet menm bruke dem privat. Dette gir bedriften lavere skatt, samtidig som privatpersonen slipper å betale merverdiavgift. For de fleste er stedet som angis den samme som forretningsadressen til selskapet.

 

5. Vederlag og betalingsforfall

Fakturaen må inneholde betalingssum og forfallsdato. Du kan stort sett bruke hvilken forfallsdato du ønsker, men det er regler for når du kan sende purringer. En purring kan først sendes etter 14 dager og må ha 14 dagers betalingsfrist, det er dog ikke krav om at man må benytte seg av purringer.

 

6. Eventuell merverdiavgift

Merverdiavgift beregnes dersom man er registrert i Merverdiavgiftregisteret og skal alltid angis i norske kroner i fakturaen.

 

Kreditnota

Har du sendt ut feil faktura eller ønsker å endre en utsendt faktura kan du lage en kreditnota. En kreditnota har som formål å korrigere og oppheve tidligere fakturaer. Det er samme krav til en kreditnota som en faktura. Den krediterte fakturaen skal merkes «makulert» eller «utgår», og må oppbevares slik at det ikke blir hull i fakturaenes nummerserie.

 

Når skal du sende faktura?

Det er krav til at fakturaen må sendes senest én måned etter at kunden har mottatt varen eller tjenesten. Det er likevel ofte ryddigere å sende fakturaen så fort som mulig. Da viser du kunden at du har orden i systemet, og du risikerer ikke at salget går i glemmeboken.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *